Vị trí Chánh Văn phòng giữ vai trò đầu mối tham mưu, điều phối và quản trị toàn diện công tác Kế hoạch – Hành chính tại Công ty Thị trường Viettel Đầu tư. Ứng viên sẽ trực tiếp làm việc với Ban Lãnh đạo, tham gia điều hành hoạt động nội bộ, quản lý công tác hành chính và triển khai các nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp trong môi trường quốc tế, chuyên nghiệp và đa văn hóa. Đây là cơ hội phát triển chuyên sâu về quản trị điều hành trong hệ thống Viettel toàn cầu.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
(1) Phụ trách chung về công tác Kế hoạch + Hành chính.
(2) Chủ trì xây dựng các quy trình, quy định, biểu mẫu về công tác kế hoạch: Quy định về công tác giao ban hội họp, báo cáo; Quản lý nhiệm vụ; quy định, hướng dẫn, báo cáo về công tác Hành chính tại Công ty.
(3). Tổng hợp, báo cáo hoạt động của Công ty theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất phục vụ công tác điều hành nội bộ và báo cáo về VTG
(4). Triển khai, đôn đốc, giám sát các đầu mối thuộc công ty thực hiện các chỉ đạo, kết luận của Ban Giám đốc, cảnh báo các công việc chậm.
(5). Xây dựng kế hoạch và tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết hoạt động SXKD của Công ty định kỳ quý/6 tháng/năm.
(6). Sắp xếp, điều chỉnh lịch làm việc của Ban Giám đốc.
(7). Duy trì nề nếp, nội quy, quy định, trật tự nội vụ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai
(8). Vận hành quản lý văn phòng làm việc, bố trí sắp xếp vị trí làm việc.
(9). Tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến cho Ban Giám đốc. Bảo quản, sử dụng con dấu, các tài liệu mật của công ty. Xây dựng Quy trình Quản lý văn bản toàn Tổng Công ty.
(10). Xây dựng Quy định, quy trình về công tác quản lý và sử dụng xe ô tô; Đảm bảo phương tiện cho Ban giám đốc.
(11). Xây dựng kế hoạch khám chữa bệnh, chăm lo sức khỏe của CBNV.
(12). Đảm bảo trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng làm việc tại công ty
(13). Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp các đoàn đến công ty làm việc; Chuẩn bị phục vụ cho cuộc họp; Xử lý cuộc gọi đến; Nhận bưu phẩm;
(14). Chịu trách nhiệm thanh quyết toán các nội dung liên quan đến công tác Hành chính của Văn phòng.
(15). Đảm bảo cầu truyền hình, vận hành lắp đặt, sửa chữa...
(16). Đảm bảo hệ thống điện lưới, ánh sáng, Điều hòa
YÊU CẦU
- Tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành Quản trị văn phòng, quản trị doanh nghiệp, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan.
-
Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, kế hoạch hoặc quản trị điều hành.
-
Có kinh nghiệm quản lý, điều phối công việc hành chính – văn phòng tại doanh nghiệp quy mô lớn là lợi thế.
-
Có kỹ năng tổng hợp, báo cáo, xây dựng quy trình và tổ chức triển khai công việc tốt.
-
Kỹ năng giao tiếp, điều phối, quản lý thời gian và xử lý tình huống hiệu quả.
-
Thành thạo tin học văn phòng và kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.
-
Có khả năng sử dụng Tiếng Anh trong công việc, tương đương TOEIC 650 trở lên.
-
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Công ty CNTT hoặc môi trường quốc tế; biết Tiếng Pháp hoặc Tiếng Tây Ban Nha là lợi thế.
KỸ NĂNG
- Kỹ năng Phân tích
- Kỹ năng tổ chức và quản lý
- Làm việc nhóm
- Đàm phán và thuyết phục
ĐÃI NGỘ
Môi trường năng động sáng tạo
Cơ hội thử thách và phát triển
Chế ngộ đãi ngộ hấp dẫn, cạnh tranh
THÔNG TIN CÔNG VIỆC
Hành chính, Văn phòng & Cơ sở vật chất
